Serviciul Stare Civilă din cadrul Direcției Județene de Evidență a Persoanelor Olt îndrumă şi controlează conform Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.255/2024, modificată prin Hotărârea Guvernului nr.232/2025, întreaga activitate de stare civilă realizată de ofiţerii de stare civilă/funcționarii publici delegați să exercite atribuții de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P., precum şi din cadrul primăriilor de pe raza județului Olt, în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.
În acest sens, Compartimentul Stare Civilă al Serviciului Stare Civilă exercită următoarele atribuţii:
- îndrumă şi controlează, în baza graficului aprobat de Preşedintele Consiliului Judeţean Olt, care se înaintează spre informare D.G.E.P.;
- participă la testările și instruirile de pregătire profesională anuală sau a ofițerilor de stare civilă nou încadrați/funcționarilor publici delegați să exercite atribuții de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. și primăriilor de pe raza județului Olt, conform procedurii de instruire elaborate de D.G.E.P.;
- analizează trimestrial/semestrial activităţile desfăşurate de personalul cu atribuţii de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P./primăriilor de pe raza judeţului Olt;
- participă la întocmirea materialelor de analiză, a testelor şi aplicaţiilor practice;
- ţine evidenţa şi arhivează registrele de stare civilă – exemplarul II, depuse de către S.P.C.L.E.P./ primăriile competente care au în păstrare exemplarul I, şi care au fost întocmite până la operaţionalizarea S.I.I.E.A.S.C.;
- asigură necesarul de hârtie specială pentru tipărirea actelor şi certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, precum şi a certificatelor de divorţ şi distribuirea acestora S.P.C.L.E.P. şi primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P. din judeţul Olt, contra cost; în caz de forţă majoră, care face imposibilă completarea în sistem informatic, se asigură necesarul actelor şi certificatelor de stare civilă, în aceleaşi condiţii;
- participă la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul S.P.C.L.E.P. şi al primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.;
- asigură prezenţa la predarea-preluarea, pe bază de proces-verbal, a gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a personalului cu atribuţii de stare civilă sau când, din diferite motive, acesta trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;
- distribuie S.P.C.L.E.P. şi primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., listele cu C.N.P. precalculate în caz de forţă majoră care face imposibilă completarea în sistem informatic sau în cazul unor limitări tehnice sesizate de către D.G.E.P., sau, după caz, de către Departamentul Consular din cadrul Ministerului Afacerilor Externe;
- validează actele de stare civilă şi efectuează menţiuni în actele de stare civilă exemplarul II, constituite după operaţionalizarea S.I.I.E.A.S.C., din oficiu sau în baza comunicărilor primite electronic privind înregistrarea actelor şi faptelor de stare civilă; în lipsa comunicărilor privind modificările intervenite ulterior, menţiunile se operează în baza informaţiilor coroborate din S.I.I.E.A.S.C. şi R.N.E.P., arhivele proprii şi exemplarul I al actelor de stare civilă;
- propune, în urma verificării, aprobarea sau respingerea dosarelor privind înscrierea menţiunilor referitoare la modificările intervenite în străinătate, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităţilor administrativ-teritoriale competente din județul Olt, în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.;
- propune acordarea avizului, după verificarea documentelor, în cazul cererilor de înregistrare tardivă a naşterii peste termenul legal de un an de la data naşterii, de înregistrare a decesului produs în străinătate şi neînregistrat la autorităţile străine competente sau la misiunile diplomatice ori oficiile consulare de carieră ale României în străinătate, de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, de rectificare, reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, primite de la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, de la primăriile unităţilor administrativ-teritoriale competente în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P.;
- propune acordarea avizului, în cazul modificării C.N.P., ca urmare a atribuirii sau înscrierii eronate ori în cazul persoanelor care au pierdut cetăţenia română sau sunt decedate ori cărora nu le-a fost atribuit C.N.P.;
- verifică dosarele de schimbare a numelui pe cale administrativă şi formulează propuneri de admitere sau respingere a cererii, pentru a fi înaintate preşedintelui Consiliului Judeţean Olt şi le păstrează, împreună cu un exemplar al dispoziţiei de admitere sau de respingere a schimbării numelui pe cale administrativă;
- întocmește, la sediul DJEP Olt, actele de stare civilă şi înscrie electronic, la cerere sau din oficiu, menţiunile în registrele de stare civilă ale S.P.C.L.E.P./primăriilor din cadrul judeţului Olt, în cazurile prevăzute la art.3 alin.(8) din Legea nr. 119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi eliberează, la cerere, certificatele de stare civilă/extrasele multilingve ale actelor de stare civilă din Registrul de stare civilă exemplarul II, în cazurile prevăzute la art.10 alin.(6) din aceeaşi lege;
- eliberează, în mod gratuit, extrasele pentru uz oficial de pe actele de naştere, de căsătorie şi de deces din S.I.I.E.A.S.C. sau din arhiva proprie, la cererea autorităţilor publice prevăzute la art.69 alin.(1) – (3) din Legea nr.119/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE;
- întocmeşte şi transmite, lunar şi trimestrial, situaţiile privind principalii indicatori ai activităţii de stare civilă (punerea în legalitate a etnicilor rromi, a “copiilor străzii” şi a minorilor asistaţi în unităţile de protecţie socială);
- generează din modulul Raportare al S.I.I.E.A.S.C. “Registrele elecronice ale actelor de naștere și deces” și le transmite S.P.C.L.E.P. la care este arondată localitatea la nivelul căreia funcţionează structura de stare civilă care a înregistrat naşterea/decesul în sistem electronic;
- generează din modulul Raportare al S.I.I.E.A.S.C. “Registrele elecronice ale certificatelor de naștere/deces” și le transmite S.P.C.L.E.P. la care este arondată localitatea la nivelul căreia funcţionează structura de stare civilă care a înregistrat nașterea/decesul în sistem electronic;
- oferă consultanță și asigură sprijinul necesar soluţionării speţelor de stare civilă, atipice, sesizate de serviciile locale ale primăriilor, inclusiv în ce privește utilizarea sistemului informatic S.I.I.E.A.S.C.;
- urmăreşte punerea în legalitate, cu certificate de naştere, a persoanelor internate în unităţile sanitare şi de protecţie socială, centralizează periodic rezultatele obţinute;
- colaborează cu instituţiile Direcţiei Sanitare de Sănătate Publică şi cu maternităţile, pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor a căror identitate nu este cunoscută sau, în cazul în care se constată acest lucru, pentru stabilirea cu operativitate a identităţii acestora;
- îndeplineşte şi alte atribuţii în domeniul său de activitate, dispuse de conducerea Direcţiei Judeţene de Evidenţă a Persoanelor Olt, care decurg din actele normative în vigoare.
Compartimentul Stare Civilă realizează cel puţin o dată pe an, în baza graficului întocmit sau dacă se constată că este necesar, controlul asupra tuturor înregistrărilor şi activităţilor de stare civilă din cadrul S.P.C.L.E.P. sau primăriilor unităţilor administrativ-teritoriale din județul Olt în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., exercitând în acest sens următoarele activităţi:
- verifică modul de eliberare a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a formularelor standard multilingve, a certificatelor de divorţ, a extraselor pentru uz oficial, precum şi de înscriere a menţiunilor în actele de stare civilă prevăzute de Normele metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.255/2024 care reglementează desfășurarea activității de stare civilă;
- verifică modul de gestiune a hârtiei speciale necesare tipăririi actelor şi certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ;
- verifică modul de atribuire şi înscriere a C.N.P.;
- verifică realizarea sarcinilor din procesele-verbale de control anterioare, controlează modul de întocmire a actelor de stare civilă începând de la ultimul act verificat la controlul anterior şi confruntă documentele primare cu exemplarul II al actelor de stare civilă, precum şi dosarele privind constatarea desfacerii căsătoriei prin acordul soţilor şi verifică modul de constituire a exemplarului I al actelor de stare civilă;
- verifică modul de evidenţiere a certificatelor de stare civilă/extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ anulate la completare sau retrase, în procesul-verbal întocmit cu ocazia distrugerii acestora, potrivit prevederilor Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă aprobate prin Hotărârea Guvernului nr.255/2024;
- sesizează I.P.J. Olt, precum şi D.G.E.P., cu privire la hârtia specială utilizată pentru tipărirea actelor de stare civilă, a certificatelor de stare civilă, a extraselor multilingve ale actelor de stare civilă şi a certificatelor de divorţ, pierdută ori furată, şi efectuează verificarea, de fond, a gestiunii în cazul dispariţiei în alb a acesteia de la S.P.C.L.E.P. sau primăriile unităţilor administrativ-teritoriale din județul Olt în care nu funcţionează S.P.C.L.E.P., în vederea dării în urmărire;
- procedează la sesizarea D.G.E.P. pentru darea în urmărire a certificatelor de stare civilă eliberate în baza actelor de stare civilă anulate prin hotărâre judecătorească definitivă, atunci când nu pot fi retrase;
- propune consiliului local sau primarului măsurile administrative ce se impun cu privire la prevenirea pierderii ori furtului documentelor de la lit.f);
- în cazul identificării documentelor prevăzute la lit.f) şi g), informează I.P.J. Olt, precum şi D.G.E.P. în vederea revocării ordinului de dare în urmărire;
- asigură respectarea normelor privind protecţia datelor şi informaţiilor gestionate şi dispune măsuri de prevenire a scurgerii de informaţii privind datele cu caracter personal sau confidenţiale.